Ces sorties scolaires s’inscrivent dans le cadre de l’action éducative. Elles visent à compenser les inégalités sociales et culturelles en permettant la découverte, par tous les enfants, d’autres modes de vie, de cultures différentes, contribuant ainsi à l’éducation à la citoyenneté. Elles sont facultatives.

a.     Relations avec les parents ou le responsable légal

L’enseignant organisateur adresse une note d’information aux parents ou au responsable légal, précisant toutes les modalités d’organisation de la sortie et comportant une partie détachable. Après avoir pris connaissance de la note d’information, les parents ou le responsable légal donnent leur accord pour que leur enfant participe à la sortie, en remettant à l’enseignant organisateur la partie détachable qu’ils auront datée et signée. Une réunion d’information est en outre obligatoirement organisée par l’enseignant organisateur avec les parents ou le responsable légal.

Les certificats de vaccinations obligatoires ou un certificat de contre-indication doivent être fournis. L’enseignant organisateur prend connaissance avant la sortie des renseignements médicaux communiqués à l’école par les parents ou le responsable légal. Il doit également disposer d’une liste des numéros d’urgences à contacter en cas d’accident (pompiers, médecins et services médicalisés d’urgence, etc.).

b.     Composition de l’équipe d’encadrement

Afin d’assurer la sécurité des élèves lors des sorties scolaires, une équipe d’encadrement doit être constituée. Elle est composée obligatoirement de l’enseignant et de personnes chargées de l’encadrement de la vie collective et, pour l’éducation physique et sportive, de l’encadrement particulier exigé en fonction de l’activité pratiquée.

L’enseignant organisateur part avec les élèves de sa classe, dans son organisation habituelle. Pour pallier un empêchement éventuel de l’enseignant organisateur, il est prudent que l’équipe pédagogique prévoit dès la constitution du dossier une permutation possible d’enseignant d’une classe à l’autre. En cas d’empêchement de celui-ci ou de son remplaçant nommément désigné dans la demande d’autorisation, la sortie est annulée.

Dans le cas d’enseignants exerçant à mi-temps et se partageant la responsabilité pédagogique d’une classe, un seul des deux enseignants peut partir avec la classe. Cette situation n’est envisageable que si un arrangement de service, qui satisfait les deux enseignants concernés et ne modifie pas leur volume horaire global annuel, a fait l’objet d’une approbation du directeur de l’enseignement primaire, après avis de l’IEN chargé de la circonscription.

La sortie scolaire avec nuitée(s) est facultative. Toutefois il est souhaitable, dans toute la mesure du possible, que la classe parte avec son effectif complet. Les élèves qui ne partent pas sont affectés dans une autre classe.

Qualité de l’encadrement :
Les adultes chargés de la vie collective (accompagnateurs), en dehors des activités d’enseignement et de l’animation des activités physiques et sportives peuvent être des agents travaillant dans l’école, des parents d’élèves ou des intervenants extérieurs. Une autorisation du directeur d’école est nécessaire.

Pour les adultes non enseignants participant à l’enseignement ou à l’animation des activités physiques et sportives, un agrément du directeur de l’enseignement primaire est nécessaire.

Seuls les intervenants titulaires d’un brevet d’état ou d’un diplôme professionnel délivré par les services en charge de la jeunesse et des sports de Polynésie française peuvent être rémunérés.

Pendant l’hébergement et pendant le transport maritime, la présence, dans l’équipe d’encadrement, d’un titulaire de l’attestation de formation aux premiers secours (AFPS), ou du brevet national des premiers secours (BNPS) ou encore du brevet national de secourisme (BNS) est obligatoire.

Le taux d’encadrement minimum requis pour assurer la sécurité des élèves lors des sorties scolaires est précisée, en fonction des situations, dans le tableau ci-dessous.

Il s’applique y compris dans le cadre du transport. Le chauffeur n’est, en aucun cas, pris en compte dans le taux d’encadrement.

	SORTIES AVEC NUITÉE(S)
Encadrement vie collective Les accompagnateurs sont autorisés par le directeur d’école	MATERNELLE : – 3 adultes dont l’enseignant chargé de la classe – si >16 élèves : 1 adulte en + pour 8 élèves
	ELEMENTAIRE : – 3 adultes dont l’enseignant chargé de la classe – si > 20 élèves : 1 adulte en + pour 10 élèves
Encadrement éducation physique et sportive	MATERNELLE ET ELEMENTAIRE : L’enseignant pour toutes les activités physiques et sportives (sauf encadrement particulier réglementé *)
Qualité de l’encadrement	Un des membres de l’équipe d’encadrement doit être titulaire de l’AFPS ou BNPS ou BNS
Encadrement pour activités physiques et sportives à risque *	MATERNELLE ET ELEMENTAIRE : Se référer au taux d’encadrement particulier de l’activité physique et sportive. * Les intervenants sont agréés par le directeur de l’enseignement primaire.

* La natation (en piscine et lagon) et le va’a font l’objet d’une réglementation propre à la Polynésie française. Pour les autres activités à risque ne faisant pas l’objet d’une telle réglementation, il est fait référence au règlement de la fédération sportive de cette discipline. C’est notamment le cas de tous les sports de montagne, du tir à l’arc, du VTT, de la voile, du cyclisme sur route, des sports équestres ou encore  des sports de combat.
Certaines activités physiques et sportives sont interdites, notamment :

• sports mécaniques motorisés (sauf activités liées à l’éducation à la sécurité routière)
• sports aériens, notamment parachutisme, parapente;
• sports aquatiques de glisse aérotractés ou avec traction motorisée
• canyonisme, spéléologie ;
• haltérophilie et musculation avec emploi de charges ;
• tir avec armes à feu ;
• chasse sous-marine.

Le surf et la plongée avec bouteilles ne sont pas interdits, mais sont soumis à autorisation délivrée par le directeur de l’enseignement primaire sur dossier.

Toutes les autres activités physiques et sportives peuvent être enseignées par l’enseignant chargé de la classe.

c.     Souscription d’une assurance responsabilité civile et d’une assurance individuelle accidents corporels des élèves et des accompagnateurs

Elèves : La souscription de ces assurances est obligatoire. L’élève non assuré ne pourra pas participer à la sortie.
Accompagnateurs : La souscription de ces assurances est obligatoire.

d.     Transport

Pour les déplacements assurés par des transports publics réguliers, aucune procédure particulière n’est à prévoir. Ces entreprises sont déclarées au niveau du service des transports terrestres et doivent être en mesure de produire l’autorisation délivrée par ce service.

L’enseignant organisateur doit exiger du transporteur qu’il mette sa à disposition un véhicule agréé pour le nombre d’élèves transportés et assis.

Une liste des élèves aura été préalablement établie comprenant les noms, adresses, et numéros de téléphone des personnes à contacter. A l’aide de cette liste, les enfants sont comptés, à chaque montée dans le véhicule ainsi qu’à chaque descente du véhicule. Pendant le transport, les accompagnateurs doivent assurer la sécurité aux issues du véhicule.

Dans le cas de transports privés, au moment de la constitution de demande d’autorisation, l’organisateur de la sortie remplit l’annexe n° 5 sur laquelle figure obligatoirement, pour les entreprises de transport terrestre des personnes, le numéro d’inscription au registre du service des transports terrestres.

Le recours à l’utilisation des véhicules personnels pour transporter les élèves est interdit. Toutefois, des dérogations peuvent être accordées par le directeur de l’enseignement primaire sur dossier pour tenir compte de certaines réalités locales.

Pour les transports maritimes, il convient de mettre dans le dossier :
–  le certificat de navigation en cours de validité ;
–  le permis adapté au type de navigation prévu ;
–  l’assurance du bateau.

e.     Procédures d’autorisations

– Le dossier est constitué de la demande d’autorisation (annexe n° 3), du projet pédagogique, du programme détaillé du séjour, du budget prévisionnel, des autorisations des parents ou du responsable légal, des pièces administratives précisées dans ces annexes et, le cas échéant de la fiche d’information sur le transport (annexe n° 5)

– Réception par le directeur de l’enseignement primaire du dossier revêtu de l’avis de l’IEN par la voie hiérarchique au moins quatre semaines avant la date de la sortie. Le dossier est transmis simultanément pour information à l’IEN chargé de la circonscription d’accueil.

– L’enseignant organisateur ainsi que l’IEN chargé de la circonscription d’accueil sont informés de la réponse écrite du directeur de l’enseignant primaire par la voie hiérarchique au moins deux semaines avant la date de la sortie. Aucune sortie ne peut se faire sans autorisation écrite.

En cas de situation mettant sérieusement en cause la qualité ou la sécurité du séjour, le directeur de l’enseignement primaire, ou l’enseignant organisateur en cas d’urgence peut décider de l’interrompre immédiatement. Dans cette éventualité, un rapport sur les causes de l’interruption du séjour est adressé au directeur de l’enseignement primaire par l’enseignant organisateur par la voie hiérarchique.

Sorties avec nuitée(s) en Polynésie française	Demande d’autorisation	Réponse
	Réception de la demande d’autorisation de sortie par le directeur de l’enseignement primaire par la voie hiérarchique : – au moins 4 semaines avant la date de la sortie	L’enseignant organisateur  ainsi que l’IEN chargé de la circonscription d’accueil sont informés de la réponse du directeur de l’enseignement primaire par la voie hiérarchique : – au moins 2 semaines avant la date de la sortie

Les demandes d’autorisation doivent être traitées rapidement afin que, le cas échéant, l’organisateur puisse au plus tôt fournir les pièces complémentaires ou apporter les aménagements nécessaires au projet. Les décisions en retour, portant soit autorisation, soit refus motivé par écrit, devront parvenir à l’enseignant organisateur par la voie hiérarchique au moins deux semaines avant la date prévue pour le départ lorsque la sortie scolaire avec nuitée(s) se déroule en Polynésie française.

f.     Financement

Une contribution financière peut éventuellement être demandée aux parents ou au responsable légal.

Cependant, en aucun cas, un élève ne peut être écarté pour des raisons financières.

Il convient de rechercher des modes de financement auprès des collectivités et d’autres partenaires (associations complémentaires de l’école, coopérative scolaire…) dans le respect des principes et des valeurs éducatives de l’école publique. L’éventuelle participation financière de partenaires doit toujours faire l’objet d’une information auprès des parents ou du responsable légal.

g.     Les structures d’accueil avec hébergement de nuit

Le directeur de l’enseignement primaire doit apprécier, avant la délivrance de toute autorisation, que l’accueil dans les structures est assuré en conformité avec la réglementation en vigueur. Les vérifications du directeur de l’enseignement primaire ne peuvent se substituer au contrôle effectué par les autorités compétentes dans le cadre des réglementations de sécurité dont elles ont la charge.

Il procède à cette appréciation à partir de la déclaration remplie par le responsable de la structure (annexe n° 6)

Le directeur de l’enseignement primaire ou son représentant effectue une visite des structures d’accueil afin de s’assurer de l’adaptation des locaux et des installations à l’âge du public concerné et aux activités pédagogiques qui peuvent être mises en œuvre dans le cadre d’une sortie effectuée par une classe. La sécurité d’installations souvent prévues pour un public adulte, est à étudier sous l’angle spécifique d’un public d’enfants.

Le directeur de l’enseignement primaire établit, au niveau de la Polynésie française, un répertoire des structures d’accueil en fonction des éléments fournis dans la déclaration du responsable de la structure et  du rapport de la visite effectuée (annexe n° 7). Ce répertoire est mis à jour, d’une part lors de visites régulières, et d’autre part à la suite de constats signalés par les utilisateurs au directeur de l’enseignement primaire.

Le répertoire est consulté obligatoirement par le directeur d’école et l’enseignant au moment de l’élaboration de tout projet de sortie scolaire pour laquelle l’accueil des élèves dans une structure s’impose.

Si l’accueil dans des structures ne figurant pas au répertoire n’est pas interdit, il convient d’être particulièrement vigilant dans le traitement de ces dossiers afin de s’assurer, notamment, qu’ils satisfont à toutes les conditions de sécurité.