Agréments des intervenants extérieurs et des associations

Vérifier qu'un intervenant ou une association est agréé par la DGEE, savoir quand un agrément est nécessaire et préparer une demande ou un renouvellement.

Vérifier un agrément Demander un agrément Renouveler un agrément

Avant toute demande : construire le projet avec l'école

Toute intervention doit répondre à un besoin de l'école ou de l'établissement et s'inscrire dans son projet d'école ou d'établissement. Une demande sans lien avec ces projets ne peut pas aboutir.

Préparez votre projet avec le directeur d'école ou le chef d'établissement et les enseignants concernés : objectifs, place dans les programmes, nombre de séances, rôle de chacun. Le formulaire A9i (intervenant) ou A9a (association) se remplit ensuite avec l'équipe pédagogique.

Faut-il un agrément ?

Oui, l'agrément est nécessaire

pour tout intervenant rémunéré ;
dès trois interventions dans un même domaine au cours de l'année ;
pour un bénévole qui participe à l'enseignement de la natation, à une activité physique à encadrement renforcé à l'extérieur de l'école, à l'encadrement obligatoire d'une sortie occasionnelle (avec ou sans nuitée) ou à un enseignement d'activités physiques sur plusieurs séances avec l'enseignant.

Non, pas d'agrément

pour un intervenant ponctuel : deux interventions au plus dans un domaine sur l'année ;
pour les parents qui accompagnent une sortie sans participer à l'enseignement : l'autorisation préalable du directeur d'école suffit ;
pour les fonctionnaires qui agissent dans l'exercice des missions prévues par leur statut : ils sont réputés agréés pour l'activité concernée.

Une association non agréée ne peut intervenir qu'à titre exceptionnel et ponctuel, après information préalable du directeur général de l'éducation et des enseignements par le directeur d'école ou le chef d'établissement.

L'agrément n'est pas une autorisation d'intervenir

Le courrier d'agrément atteste la qualification et l'honorabilité de l'intervenant ou de l'association, et l'autorise à prendre contact avec les écoles et les établissements, qui restent libres d'y donner suite. Chaque intervention dans une classe fait l'objet d'un formulaire A9i (intervenant) ou A9a (association) préparé avec l'équipe pédagogique, validé par le directeur et l'IEN (ou le chef d'établissement), puis par le BAPSS.

Intervenant rémunéré : la carte professionnelle de la DJS

Tout éducateur sportif rémunéré (entraîneur, moniteur, guide…) doit détenir une carte professionnelle en cours de validité, délivrée par la Direction de la jeunesse et des sports (DJS) pour cinq ans. Avant toute intervention, demandez une copie de la carte et vérifiez que sa mention correspond à l'activité prévue, ainsi que le certificat médical d'aptitude de moins d'un an et l'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle.

Demander ou renouveler une carte professionnelle (DJS)
Bien choisir un prestataire sportif : les trois vérifications (DJS)

Vérifier un agrément

Tapez le nom d'un intervenant ou d'une association, ou parcourez la liste par domaine. La fiche indique le domaine, les circonscriptions d'intervention et la date de fin de validité.

Annuaire des agréments DGEE

Vérifier l’agrément d’un intervenant ou d’une association

Liste à jour au …

Saisissez quelques lettres du nom ou du prénom : le résultat s’affiche au fur et à mesure.

L’annuaire ne présente que les agréments en cours de validité. Un intervenant ou une association qui n’y figure pas n’a pas d’agrément en cours : il a expiré (un agrément vaut un an) ou n’a jamais été accordé. Il ne peut pas intervenir au titre d’un agrément avant qu’une nouvelle demande ait abouti. En cas de doute : eps@education.pf.

Un agrément est valable un an. Il atteste la qualification et l’honorabilité de l’intervenant et l’autorise à prendre contact avec les écoles ; chaque intervention dans une classe reste soumise au formulaire A9 validé par le directeur d’école, l’IEN et le BAPSS. Les coûts sont indicatifs : dernier montant déclaré sur un formulaire A9. Renseignements : BAPSS, eps@education.pf.

Un problème avec un intervenant, une association ou une structure (sécurité, comportement, conditions d’accueil, prestation non conforme) ? Signalez-le au BAPSS : eps@education.pf. En cas de danger pour un élève, alertez sans attendre le directeur d’école ou le chef d’établissement et suivez la procédure de signalement en vigueur : ce message ne la remplace pas.

Le signalement part de votre messagerie vers la boîte du BAPSS (eps@education.pf). Il ne sert qu’à vérifier l’agrément concerné et à vous répondre, et il est conservé un an après sa clôture. N’y indiquez que les informations utiles, sans nom d’élève ni information de santé. Gestion de vos données et exercice de vos droits : notice d’information à destination des usagers de la DGEE.

Procédure de demande d'agrément

Deux voies sont possibles. Les justificatifs à fournir sont les mêmes ; ce qui change, c'est la portée de l'agrément.

Voie 1 : par la DGEE

Recommandée dès que plusieurs écoles ou établissements sont visés.

Courrier au directeur généralL'intervenant ou l'association adresse un courrier de demande au directeur général de l'éducation et des enseignements, à l'attention du BAPSS, avec les justificatifs. Ils sont enregistrés une seule fois.
Agrément de la DGEEValable un an à compter de la date du courrier d'agrément, sur toute la Polynésie française.
Un formulaire par interventionAvec chaque école, un formulaire A9i ou A9a porte sur le seul projet pédagogique, sans justificatifs à redonner. Il est validé par le directeur et l'IEN (ou le chef d'établissement), puis par le BAPSS.

Voie 2 : par l'école

La demande est portée par le directeur d'école ou le chef d'établissement.

Formulaire et justificatifsL'école transmet à la DGEE le formulaire A9i ou A9a, toutes rubriques renseignées et attestation sur l'honneur signée, avec les justificatifs, sous couvert de l'IEN pour le 1er degré.
Instruction pour cette seule écoleL'agrément ne vaut que pour cette école ou cet établissement.
Une autre école ?Tout est à refaire : nouveau formulaire, mêmes justificatifs.

Envoi et délai

Les demandes sont transmises 45 jours avant l'intervention (circulaire n° 41729/MEA/DGEE/DVEE du 10 août 2021) : par l'école, sous couvert de l'IEN pour le 1er degré ; par l'intervenant ou l'association, par courrier au directeur général à courrier@education.pf, à l'attention du BAPSS. Un dossier incomplet ne peut pas être traité.

Les pièces à joindre

Intervenant (première demande)

Pièce d'identité en cours de validité, pour la demande d'extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2). Inutile si l'intervenant présente une carte professionnelle de la DJS en cours de validité : joindre alors la carte.
Copie de l'acte de naissance ou du livret de famille, demandée par le formulaire A9i (sauf carte professionnelle).
Diplômes ou justificatifs de compétence.
Projet d'intervention : objectifs, public, contenus, déroulement.
Planning prévisionnel, s'il est disponible.
Numéro Tahiti, si l'intervenant est patenté.

Association (première demande)

Numéro Tahiti et statuts à jour.
Liste des intervenants, avec le nom et le domaine de chacun.
Pour chaque intervenant : pièce d'identité en cours de validité (ou carte professionnelle DJS) et diplômes ou justificatifs de compétence.
Projet d'intervention : objectifs, public, contenus, mise en œuvre.
Planning prévisionnel, s'il est disponible.

Un extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) non vierge entraîne l'annulation de la demande.

Renouvellement

L'agrément est valable un an. Demandez son renouvellement chaque année, avant l'échéance, avec :

un courrier de demande de renouvellement ;
le bilan des actions menées, par site : école, dates, nombre de classes, nombre d'élèves, taux de participation ;
le projet actualisé et, le cas échéant, le planning prévisionnel ;
les justificatifs des changements : nouvelle carte professionnelle, nouveau domaine, nouveau diplôme, statuts modifiés. Tout nouvel intervenant d'une association est signalé au BAPSS avec ses justificatifs avant sa première intervention.

Formulaires et documents

Qui examine la demande ?

Le BAPSS instruit les demandes. Lorsque le projet relève d'un autre domaine que le sport, il recueille d'abord l'avis pédagogique du référent compétent de la DGEE (art et culture, environnement, santé, prévention, lecture). La décision intervient une fois cet avis rendu.

Pour un projet hors du sport, prenez contact avec le référent avant le dépôt : il apprécie l'intérêt pédagogique du projet. Le dossier reste adressé au directeur général, à l'attention du BAPSS.

Les référents de la DGEE

Sport : BAPSS, eps@education.pf
Art et culture : pôle Arts, culture et patrimoine, arts.culture@education.pf
Environnement : département de l'action pédagogique et éducative (DAPE), sec_dape@education.pf
Lecture : centre de lecture et médiathèque (CLEM), clem@education.pf
Prévention, handicap : inspection de l'adaptation scolaire et de la scolarisation des élèves handicapés (IEN ASH), cir.ash@education.pf
Santé : département de la vie des élèves, des écoles et des établissements (DV3E), sec_dv3e@education.pf

Pour une intervention dans le cadre d'une sortie avec nuitée(s), voir aussi Sorties et voyages scolaires et le répertoire des structures d'accueil.

Accueil / Démarches / Agréments Agréments des intervenants extérieurs et des associations Vérifier qu’un intervenant ou une association est agréé par la DGEE, savoir quand un agrément est nécessaire et préparer une demande ou un renouvellement. Vérifier un agrément Demander un agrément Renouveler un agrément Avant toute demande : construire le projet avec l’école Toute intervention doit répondre à un besoin de l’école ou de l’établissement et s’inscrire dans son projet d’école ou d’établissement. Une demande sans lien avec ces projets ne peut pas aboutir. Préparez votre projet avec le directeur d’école ou le chef d’établissement et les enseignants concernés : objectifs, place dans les programmes, nombre de séances, rôle de chacun. Le formulaire A9i (intervenant) ou A9a (association) se remplit ensuite avec l’équipe pédagogique. Faut-il un agrément ? Oui, l’agrément est nécessaire pour tout intervenant rémunéré ; dès trois interventions dans un même domaine au cours de l’année ; pour un bénévole qui participe à l’enseignement de la natation , à une activité physique à encadrement renforcé à l’extérieur de l’école, à l’encadrement obligatoire d’une sortie occasionnelle (avec ou sans nuitée) ou à un enseignement d’activités physiques sur plusieurs séances avec l’enseignant. Non, pas d’agrément pour un intervenant ponctuel : deux interventions au plus dans un domaine sur l’année ; pour les parents qui accompagnent une sortie sans participer à l’enseignement : l’autorisation préalable du directeur d’école suffit ; pour les fonctionnaires qui agissent dans l’exercice des missions prévues par leur statut : ils sont réputés agréés pour l’activité concernée. Une association non agréée ne peut intervenir qu’à titre exceptionnel et ponctuel, après information préalable du directeur général de l’éducation et des enseignements par le directeur d’école ou le chef d’établissement. L’agrément n’est pas une autorisation d’intervenir Le courrier d’agrément atteste la qualification et l’honorabilité de l’intervenant ou de l’association, et l’autorise à prendre contact avec les écoles et les établissements, qui restent libres d’y donner suite. Chaque intervention dans une classe fait l’objet d’un formulaire A9i (intervenant) ou A9a (association) préparé avec l’équipe pédagogique, validé par le directeur et l’IEN (ou le chef d’établissement), puis par le BAPSS. Intervenant rémunéré : la carte professionnelle de la DJS Tout éducateur sportif rémunéré (entraîneur, moniteur, guide…) doit détenir une carte professionnelle en cours de validité, délivrée par la Direction de la jeunesse et des sports (DJS) pour cinq ans. Avant toute intervention, demandez une copie de la carte et vérifiez que sa mention correspond à l’activité prévue, ainsi que le certificat médical d’aptitude de moins d’un an et l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle. Demander ou renouveler une carte professionnelle (DJS) Bien choisir un prestataire sportif : les trois vérifications (DJS) Vérifier un agrément Tapez le nom d’un intervenant ou d’une association, ou parcourez la liste par domaine. La fiche indique le domaine, les circonscriptions d’intervention et la date de fin de validité. Annuaire des agréments DGEE Vérifier l’agrément d’un intervenant ou d’une association Liste à jour au … Par nom Par domaine × Saisissez quelques lettres du nom ou du prénom : le résultat s’affiche au fur et à mesure. L’annuaire ne présente que les agréments en cours de validité. Un intervenant ou une association qui n’y figure pas n’a pas d’agrément en cours : il a expiré (un agrément vaut un an) ou n’a jamais été accordé. Il ne peut pas intervenir au titre d’un agrément avant qu’une nouvelle demande ait abouti. En cas de doute : eps@education.pf . Un agrément est valable un an. Il atteste la qualification et l’honorabilité de l’intervenant et l’autorise à prendre contact avec les écoles ; chaque intervention dans une classe reste soumise au formulaire A9 validé par le directeur d’école, l’IEN et le BAPSS. Les coûts sont indicatifs : dernier montant déclaré sur un formulaire A9. Renseignements : BAPSS, eps@education.pf . Un problème avec un intervenant, une association ou une structure (sécurité, comportement, conditions d’accueil, prestation non conforme) ? Signalez-le au BAPSS : eps@education.pf . En cas de danger pour un élève, alertez sans attendre le directeur d’école ou le chef d’établissement et suivez la procédure de signalement en vigueur : ce message ne la remplace pas. Le signalement part de votre messagerie vers la boîte du BAPSS (eps@education.pf). Il ne sert qu’à vérifier l’agrément concerné et à vous répondre, et il est conservé un an après sa clôture. N’y indiquez que les informations utiles, sans nom d’élève ni information de santé. Gestion de vos données et exercice de vos droits : notice d’information à destination des usagers de la DGEE . Procédure de demande d’agrément Deux voies sont possibles. Les justificatifs à fournir sont les mêmes ; ce qui change, c’est la portée de l’agrément. Voie 1 : par la DGEE Recommandée dès que plusieurs écoles ou établissements sont visés. Courrier au directeur général L’intervenant ou l’association adresse un courrier de demande au directeur général de l’éducation et des enseignements, à l’attention du BAPSS, avec les justificatifs. Ils sont enregistrés une seule fois. Agrément de la DGEE Valable un an à compter de la date du courrier d’agrément, sur toute la Polynésie française. Un formulaire par intervention Avec chaque école, un formulaire A9i ou A9a porte sur le seul projet pédagogique, sans justificatifs à redonner. Il est validé par le directeur et l’IEN (ou le chef d’établissement), puis par le BAPSS. Voie 2 : par l’école La demande est portée par le directeur d’école ou le chef d’établissement. Formulaire et justificatifs L’école transmet à la DGEE le formulaire A9i ou A9a, toutes rubriques renseignées et attestation sur l’honneur signée, avec les justificatifs, sous couvert de l’IEN pour le 1er degré. Instruction pour cette seule école L’agrément ne vaut que pour cette école ou cet établissement. Une autre école ? Tout est à refaire : nouveau formulaire, mêmes justificatifs. Envoi et délai Les demandes sont transmises 45 jours avant l’intervention (circulaire n° 41729/MEA/DGEE/DVEE du 10 août 2021) : par l’école, sous couvert de l’IEN pour le 1er degré ; par l’intervenant ou l’association, par courrier au directeur général à courrier@education.pf , à l’attention du BAPSS. Un dossier incomplet ne peut pas être traité. Les pièces à joindre Intervenant (première demande) Pièce d’identité en cours de validité, pour la demande d’extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2). Inutile si l’intervenant présente une carte professionnelle de la DJS en cours de validité : joindre alors la carte. Copie de l’acte de naissance ou du livret de famille, demandée par le formulaire A9i (sauf carte professionnelle). Diplômes ou justificatifs de compétence. Projet d’intervention : objectifs, public, contenus, déroulement. Planning prévisionnel, s’il est disponible. Numéro Tahiti, si l’intervenant est patenté. Association (première demande) Numéro Tahiti et statuts à jour. Liste des intervenants, avec le nom et le domaine de chacun. Pour chaque intervenant : pièce d’identité en cours de validité (ou carte professionnelle DJS) et diplômes ou justificatifs de compétence. Projet d’intervention : objectifs, public, contenus, mise en œuvre. Planning prévisionnel, s’il est disponible. Un extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) non vierge entraîne l’annulation de la demande. Renouvellement L’agrément est valable un an. Demandez son renouvellement chaque année, avant l’échéance, avec : un courrier de demande de renouvellement ; le bilan des actions menées, par site : école, dates, nombre de classes, nombre d’élèves, taux de participation ; le projet actualisé et, le cas échéant, le planning prévisionnel ; les justificatifs des changements : nouvelle carte professionnelle, nouveau domaine, nouveau diplôme, statuts modifiés. Tout nouvel intervenant d’une association est signalé au BAPSS avec ses justificatifs avant sa première intervention. Formulaires et documents PDF Check-list de dépôt : intervenant extérieur (A9i) Une page : suis-je concerné, pièces à joindre, les deux voies Télécharger PDF Check-list de dépôt : association (A9a) Télécharger WORD A9i : agrément d’un intervenant extérieur Télécharger WORD A9a : agrément d’une association Télécharger PAGE A9iN : parent encadrant en natation Procédure propre à la natation, décision de l’IEN Voir la page PDF Circulaire n° 41729/MEA/DGEE/DVEE du 10 août 2021 Modalités de demande d’agrément Consulter PDF Circulaire n° 10790/MEA/DGEE/DAPE/EPS du 1er mars 2021 Intervenants en activités physiques et sportives dans les écoles : qualifications et taux d’encadrement Consulter Qui examine la demande ? Le BAPSS instruit les demandes. Lorsque le projet relève d’un autre domaine que le sport, il recueille d’abord l’avis pédagogique du référent compétent de la DGEE (art et culture, environnement, santé, prévention, lecture). La décision intervient une fois cet avis rendu. Pour un projet hors du sport, prenez contact avec le référent avant le dépôt : il apprécie l’intérêt pédagogique du projet. Le dossier reste adressé au directeur général, à l’attention du BAPSS. Les référents de la DGEE Sport : BAPSS, eps@education.pf Art et culture : pôle Arts, culture et patrimoine, arts.culture@education.pf Environnement : département de l’action pédagogique et éducative (DAPE), sec_dape@education.pf Lecture : centre de lecture et médiathèque (CLEM), clem@education.pf Prévention, handicap : inspection de l’adaptation scolaire et de la scolarisation des élèves handicapés (IEN ASH), cir.ash@education.pf Santé : département de la vie des élèves, des écoles et des établissements (DV3E), sec_dv3e@education.pf Pour une intervention dans le cadre d’une sortie avec nuitée(s), voir aussi Sorties et voyages scolaires et le répertoire des structures d’accueil . Contact Bureau des activités physiques et sportives scolaires (BAPSS) eps@education.pf Envoi des dossiers : courrier@education.pf agrement agrements agree agrees intervenant intervenants exterieurs association associations A9i A9a renouvellement benevole carte professionnelle referent signalement signaler annuaire